従業員を採用した際に、会社は必ず入社手続きを行わなくてはいけません。
入社時に提出する書類や手続きに関して「就業規則に記載はあるが、実態は行なっていない」というケースが多く見られます。

しかし、従業員とのトラブルを予防するためにも、
先立って入社時にリスクヘッジを行う必要があります。

下記の5つのポイントを抑えて、安心できる職場づくりを行いましょう。

①労働条件や会社のルールをきちんと説明しておく

労働基準法で、「会社は採用した人に対して労働条件を書面で明示しなければならない」と定められています。

しかし、労働条件通知書や就業規則を単に渡しただけでは、
従業員の十分な理解を得ることはできません。

まずは、従業員に対して労働条件・会社のルールをきちんと説明することが必要です。入社時のガイダンス資料などを作成し、これから働く会社でのルールを一人ひとりに浸透させましょう。

②従業員の健康状態をきちんと確かめる

従業員の健康状態に問題があることが後から発覚した場合、
配属先の仕事が満足にできないなどのトラブルが発生する可能性があります。
一見健康そうに見えても、精神面に不調を抱えているケースも少なくありません。

興味本位や差別的な理由で従業員の病気を詮索するわけではなく、業務に支障のない健康状態であることを確認することは、決して違法ではないので、入社時にしっかり確認しておきましょう。
また、労働安全衛生規則第43条で、入社時の健康診断が義務付けられているので、こちらも必ず行うようにしましょう。

③雇用契約書は口頭で済まさず紙面で締結する

法的には雇用契約書の書面作成は不要です。
似た内容の「労働条件通知書」を渡すのであれば、
雇用契約書はいらないと考える方も少なくありません。

ですが、労働条件通知書が一方的に会社から従業員へ配布する書類となり、
「渡されていない」「契約内容と違う」などと従業員に主張されてしまった場合、トラブルが発生してしまいます。

雇用契約書は、従業員との合意の上で署名・捺印を交わすものですので、労働条件などで「言った」「言っていない」を防ぐために、雇用契約書は紙面で結んでおくことがベストです。

④原則採用時に提示した労働条件と同一の労働条件を適用する

求人募集時に明示した労働条件に変更があった場合には、
可能な限り速やかに変更した箇所を示して労働条件を明示しなければなりません。
求人を出した段階で労働契約が成立するわけではありませんが、
給与や労働条件の変更は合理的な理由がある場合に限って許されます。

また、労働条件通知書または労働契約書で労働条件を明示し、
必ず従業員の合意を得て、労働契約書を締結しておく必要があります。

⑤経歴詐称・個人情報漏洩などの誓約書の記入を求める

経歴詐称や個人情報の漏洩など、
従業員の行いによって会社側がトラブルに巻き込まれてしまった場合、
懲戒解雇などの処分を下すことになるかと思います。

ですが、たとえ従業員に不手際があったとしても、
不用意に解雇をしてしまうと従業員から不当解雇として訴えられてしまうケースがあります。

このようなトラブルや被害を起こさないことや、秘密保持のためにも、個人情報漏洩や競合への転職、SNSなどの利用について制限を設けるための誓約書を、従業員との間で取り交わすことも考えた方がよいでしょう。